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Eine Virtuelle Assistentin – Was ist das eigentlich?
Der Begriff der virtuellen Assistenz ist in Deutschland noch nicht sehr bekannt. Wenn ich in meinem privaten Umkreis erzähle, dass ich mich als virtuelle Assistentin (VA) selbstständig gemacht habe, erhalte ich immer wieder Rückfragen:
- Was ist denn eine Virtuelle Assistentin?
- Was machst du dann genau?
- Ich kenne nur Siri und Alexa!
- und ähnliches….
Daher möchte ich heute mal ein paar Fragen hierzu klären:
Was ist eine Virtuelle Assistentin?
Der Begriff der virtuellen Assistentin ist in Deutschland noch nicht weit verbreitet. Er kommt ursprünglich aus den USA und ist dort seit den 90-er Jahren durch die Digitalisierung vertreten. Durch das Buch „Die 4-Stunden Woche“ von Timothy Ferriss gewinnt die virtuelle Assistenz auch in Deutschland und weltweit mehr an Bekanntheit.
Eine virtuelle Assistentin arbeitet virtuell, also remote aus ihrem Home-Office. Sie ist im Regelfall selbstständig und unterstützt Einzelunternehmen, Freiberufler oder Firmen bei verschiedenen Aufgaben, die auch remote durchgeführt werden können. Der Aufgabenbereich ist sehr vielseitig und hängt von dem Kerngeschäft des Kunden ab. Es handelt sich sowohl um Aufgaben, die ein Expertenwissen benötigen, aber auch einfache administrative Aufgaben, die vom Kerngeschäft ablenken oder dem Kunden einfach keine Freude bringen und einfach abzugeben sind.
Welche Aufgaben kann eine Virtuelle Assistentin übernehmen?
Wie ich bereits erwähnt habe, sind die möglichen Aufgaben einer virtuellen Assistentin sehr weitläufig und vielseitig. Daher stelle ich hier nur einen Auszug an möglichen Aufgabenbereichen vor:
- Social Media Management
- Community Management
- Administrative Aufgaben inkl. Angebote und Rechnungen erstellen
- Allgemeine Kundenkommunikation
- Webdesign
- Event Management
- Onlinekurse
- Plattformenlistung
- Recherche-Aufgaben
Der oben gestellte Auszug ist nur eine kleine Liste an möglichen Aufgaben, aber auch bei den einzelnen Punkten, gibt es noch viele Unteraufgaben, die abgegeben werden können.
Dies möchte ich gerne am Bereich Onlinekurse, in dem ich auch einen Teilbereich anbiete, näher erläutern:
Bei der Erstellung eines Onlinekurses fallen viele verschiedene Aufgaben an, wie beispielsweise:
- Erarbeitung eines Onlinekurs-Konzeptes
- Erstellung der Präsentationen
- Erstellung und Bearbeiten der Videos
- Erstellung eines Workbooks
- Erstellung von Graphiken für die Landingpage, Verkaufsseite und einzelne Lektionen
- Einrichtung des Onlinekurses auf einer Plattform, z.B. Elopage oder Website
- Einrichtung des Zahlungsdienstleisters
Und auch hier, sind nur die direkten Aufgaben für die Onlinekurs-Erstellung gelistet. Es geht weiter mit der Community Betreuung, des Funnels durch z.B. regelmäßige Emails, aber auch die Vermarktung des Onlinekurses durch Ads, Webinare oder Challenges u.v.m.
Wo findest du eine Virtuelle Assistentin?
Auch der Weg zu deiner virtuellen Assistentin ist zahlreich. Du findest das Angebot virtueller Assistentin beispielsweise auf beruflichen Plattformen wir LinkedIn oder Xing, aber auch auf den Sozialen Medien über Instagram, Facebook, Pinterest oder Twitter.
Gerade auf Facebook gibt es sogar spezielle Job-Gruppen für virtuelle Assistentinnen, in denen du deine Suche veröffentlichen kannst bzw. die virtuellen Assistentinnen ihr Angebot vorstellen können.
Zudem verfügen mittlerweile viele virtuelle Assistentinnen über eine eigene Website und Eintragungen in den gängigen Online-Portalen. Auch auf den großen Online Marktplätzen für Freelancer kannst du teilweise virtuelle Assistentinnen finden.
Wie findet die Zusammenarbeit mit deiner virtuellen Assistentin statt?
Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin findet in der Regel – wie der Name schon sagt – rein virtuell statt. Ihr lernt euch bei einem ersten Kennenlerngespräch, meist über Zoom oder Teams kennen und besprecht die anfallenden Aufgaben und den Umfang.
Sollte das Kennenlerngespräch gut verlaufen sein, erhältst du im Anschluss ein Angebot. Hierbei gibt es unterschiedliche Abrechnungsmöglichkeiten: Leistungsbezogene Pakete, Stundenpakete oder auch Einzelstundenabrechnung. Jede virtuelle Assistentin entscheidet selbst über ihr Angebot und ihre Abrechnungsart.
Die Kommunikation mit deiner virtuellen Assistentin besprichst du auch individuell. Dies kann über ein Projektmanagement-Tool wie Trello oder Asana, via Email, regelmäßige Zoom Calls oder auch Telefonate stattfinden – ganz individuell auf eure Absprachen und Bedürfnisse abgestimmt.
Vor- und Nachteile einer virtuellen Assistentin?
Gerne möchte ich hier nochmals genau auf die Vor- und auch mögliche Nachteile bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin eingehen!
Die Vorteile liegen meiner Meinung nach ganz klar in den folgenden Bereichen:
– Du hast keine festen Verpflichtungen, da du die Virtuelle Assistentin projektbezogen bzw. nach Bedarf beauftragen kannst.
– Du zahlst keine Lohnnebenkosten, Krankheitsausfälle, Urlaubstage etc.
– Du zahlst keine Bereitstellung eines Arbeitsplatzes inkl. Technik.
– Du engagierst eine Expertin in ihrem Bereich.
Dir sollte aber auch bewusst sein, dass die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin auch Nachteile gegenüber einer Festanstellung mit sich bringen kann:
– Die virtuelle Assistentin ist im Normalfall nicht bei dir vor Ort im Büro.
– Die virtuelle Assistentin hat auch weitere Auftraggeber, daher ist sie vielleicht nicht immer zu von dir gewünschten Zeiten verfügbar (speziell kurzfristig).
– Auch die virtuelle Assistentin geht mal in Urlaub – Sie informiert dich natürlich über ihre Abwesenheit, muss sich diese aber nicht durch dich genehmigen lassen.
Worauf solltest du bei der Wahl achten?
Natürlich sollte die virtuelle Assistentin zuallererst über die Expertise verfügen, die du für dein Projekt suchst. Aber neben der Expertise finde ich sind auch die persönlichen Werte und die Harmonie zwischen dir und deiner möglichen Assistentin wichtig. Die Zusammenarbeit erfolgt immer auf Augenhöhe und eine gute Harmonie, ein gutes Verständnis und Gleichwertigkeit ist hierbei wichtig! Daher finde ich persönlich auch das erste Kennenlerngespräch sehr essentiell, da man hier eine erste Einschätzung erhält, ob eine Zusammenarbeit zielführend ist.
Hast du bereits von einer virtuellen Assistenz gehört? Arbeitest du vielleicht sogar bereits mit einer Zusammen? Oder hast du noch weitere Fragen? Ich freue mich auf euer Feedback und eure Erfahrungen! Gerne per Mail an mail@nataschaklemens.com.
Solltest du auf der Suche nach einer Virtuellen Assistentin sein, informiere dich gerne weiter über meine angebotenen Dienstleistungen im Bereich Online Events und Online Kurse oder reserviere dir bereits einen Termin für ein unverbindliches Kennenlerngespräch.